Todo lo que debe saber sobre el reparto de utilidades a trabajadores

De acuerdo con el Decreto Legislativo N°892, los trabajadores de las empresas del régimen laboral de la actividad privada, con más de 20 trabajadores en el año 2022, tienen derecho a participar de las utilidades generadas por las compañías, como consecuencia de su gestión empresarial.

No obstante, se encuentran excluidos de participar de las utilidades, los trabajadores de las cooperativas, empresas autogestionarias, las sociedades civiles, y las empresas que no hayan tenido más de 20 trabajadores en el 2022.

Plazo para el pago de utilidades

El plazo para el pago de utilidades a los trabajadores vence tras los 30 días calendario posteriores al término del plazo para la presentación de la Declaración Jurada (DJ) del Impuesto a la Renta.

Cabe advertir, que la DJ de Regularización del Impuesto a la Renta 2022 debe presentarse entre el 24 de marzo al 10 de abril del 2023 y la de buenos contribuyentes hasta el 11 de abril de este año. Vencido el plazo de 30 días calendario y previo requerimiento escrito del trabajador, el empleador será responsable por el pago del interés legal por no pagar a tiempo las utilidades.

¿Cómo se distribuyen las utilidades?

Para calcular el monto de las utilidades, las empresas deben tener en cuenta las remuneraciones y los días que laboraron cada uno de sus trabajadores durante el año pasado.

Los porcentajes de la renta neta anual a distribuir no han variado. Se entiende por renta neta anual antes de impuestos, el saldo de la renta imponible del ejercicio gravable 2022, luego de haber compensado las pérdidas de ejercicios anteriores.

Los porcentajes a distribuir son:

• Sector pesquero, de telecomunicaciones e industriales: 10%;
• Sector minero, comercio al por mayor y menor y restaurantes: 8%;
• Empresas agrarias: 5%;
• Empresas que realizan otras actividades: 5%.

Distribución

El porcentaje a distribuir, según la actividad económica de la empresa, se reparte del modo siguiente:

1. El 50% es distribuido en partes proporcionales entre los trabajadores que laboraron en la empresa durante el 2022. El monto determinado se divide entre la suma total de días laborados por todos los trabajadores y dicho resultado se multiplica por el número de días efectivamente laborados por cada empleado.

Al respecto, cabe precisar que los días laborados son aquellos en los que el empleado cumple efectivamente la jornada ordinaria de la empresa, así como las ausencias que deben ser consideradas como asistencia por mandato legal expreso.

Por ejemplo, los días de descanso médico por accidente de trabajo o enfermedad ocupacional, licencias sindicales, los de cierre por infracción tributaria, los no laborados por despido nulo en casos de reposición, los de suspensión perfecta no autorizados por el Ministerio de Trabajo y Promoción del Empleo (MTPE), y los de descanso pre y post natal.

En proporción a remuneraciones

2. El 50% restante se distribuye en proporción a las remuneraciones de cada trabajador. Para estos efectos se considera remuneración el íntegro de lo que el trabajador recibe por sus servicios, en dinero o en especie, cualquiera sea la forma o denominación que tenga, siempre que sea de su libre disposición.

Los trabajadores que laboren la jornada máxima (legal o contractual) establecida en la empresa, recibirán el íntegro de las utilidades, mientras que los que hayan laborado jornadas inferiores, recibirán las utilidades en forma proporcional.

Cabe señalar, que también tienen derecho a percibir este beneficio aquellos trabajadores que hubieran cesado durante el ejercicio 2022, aplicándose las reglas antes expuestas en función del tiempo laborado.

Las utilidades a ser repartidas tienen un límite, pues no podrán exceder los 18 sueldos de cada trabajador. El exceso será entregado al MTPE para ser destinado a la capacitación laboral, a la promoción del empleo, así como a obras de infraestructura vial (FONDOEMPLEO).

Hoja de liquidación

Al pagarse las utilidades, los empleadores deben entregar una hoja de liquidación que precise cómo se ha calculado el beneficio. Esta liquidación debe contener como mínimo: denominación/razón social del empleador, nombre y apellidos del trabajador y renta anual de la empresa antes de impuestos. Además, el número de días laborados por el trabajador, la remuneración considerada para el cálculo, el número total de días laborados por todos los empleados de la empresa con derecho a percibir utilidades, la remuneración total pagada a todos los trabajadores de la empresa y el monto que excede a los 18 sueldos, de ser el caso.

Plazo para cobro

Conforme a la Ley 27321, los trabajadores tienen cuatro años para cobrar sus utilidades y sólo se aplicará el interés legal a partir del requerimiento escrito que formule el trabajador. Vencido el plazo de cuatro años, las utilidades no cobradas serán distribuidas entre los demás trabajadores, en el ejercicio en el que vence el plazo prescriptorio (los cuatro años).

Impuesto a la Renta

Conforme al D.S. 136-2011-EF, el Impuesto a la Renta de cargo del trabajador – 5ta. Categoría, que afecta a la participación de utilidades, debe retenerse (el 100% del IR) en el mes en que dicho beneficio es entregado.

Las utilidades no están gravadas con los aportes al ESSALUD, ONP, AFP, SENATI, ni SENCICO, ni son computables para el pago de beneficios sociales.

Gasto deducible para el Impuesto a la Renta

Las utilidades que se distribuyen a los trabajadores por mandato legal y las que el empleador otorgue unilateralmente por convenio individual o colectivo, constituyen gasto deducible para determinar la renta imponible de la empresa, correspondiente al ejercicio en que se generaron dichas utilidades (2022) siempre que se paguen dentro del plazo establecido por Sunat para presentar la DJ Anual.

Fallos judiciales

• Los trabajadores que hubieran cesado antes de la fecha en la que se distribuya las utilidades, tienen derecho a cobrar el monto que les corresponde. Por ende, el empleado tiene derecho a las utilidades, pese a haber cesado con anterioridad a la distribución – Casación 3784-97-Lima.

• Los Decretos Legislativos Nº 677 y 892, establecen que cuando una empresa tiene utilidades en un ejercicio económico se cubren primero las pérdidas de los ejercicios anteriores y, si hubiera excedente, los trabajadores participarán en las utilidades mediante la distribución por parte de esta, de un porcentaje de la renta anual libre de impuestos – Casación 1564- La Libertad.

• Para la determinación de las utilidades, debe deducirse las pérdidas que pudiera haber generado la empresa en ejercicios anteriores y que fueron deducibles tributariamente – Casación 663-97-Callao.

• Los trabajadores deben solicitar que se efectúe una nueva liquidación cuando se realizó el reparto de las utilidades, y no cuando se produjeron las rectificaciones de declaraciones juradas del reparto de dicho beneficio– Exp. 4762-2004- AA – Tribunal Constitucional.

A tomar en cuenta

– En caso se fusión de empresas, la distribución de utilidades se efectuará, considerando dos tramos, de acuerdo a la fecha de corte según la escritura de fusión. En caso de fusión, disolución o escisión de empresas, las utilidades serán calculadas al día anterior de la fecha de entrada en vigencia de dichos eventos. (Art. 8, Decreto Legislativo 892).

-Para que la empresa pueda deducir el gasto, respecto de las utilidades de ex trabajadores, no basta girar el cheque, sino que este hecho debe ser notificado al trabajador para su cobro (RTF. 11362-1-2011).

-El pago de las utilidades debe constar en la planilla electrónica y en la boleta de pago que el empleador entrega al trabajador.

– SUNAFIL, puede imponer multas por no pagar las utilidades (infracción grave) y por no entregar la hoja de liquidación (infracción leve), donde consten los datos mínimos de cómo se han calculado las utilidades.