Seis ventajas de la digitalización de documentos para las empresas

Dar clic sobre un archivo y luego guardar. Dos pasos muy sencillos que profesionales y trabajadores llevan a cabo todo el tiempo, tanto que se ha convertido en un proceso automático y ‘sencillo’ para almacenar cualquier documento. Sin embargo, para muchos se convierte en un problema difícil de arreglar. Ahí justo es cuando surge la famosa frase: ¿En qué carpeta guardé este documento?

Cada persona tiene una manera de trabajar y de almacenar sus documentos, pero existen herramientas que facilitan este proceso y, además, ¿quién no quisiera quitarse ese peso de encima? Pero hoy en día las aplicaciones y plataformas diseñadas para mejorar la gestión documental reconocen las necesidades de facilidad, seguridad y practicidad, que ofrecen cómodos espacios en la nube para guardar gigas enteras de documentación.

“Los entornos de flujos de trabajo en procesos manuales en papel que se transforman a digital, ganan eficiencia y seguridad de forma inmediata. Esto es un proceso que requiere planeación y ejecución y depende del tamaño de la empresa la complejidad de este proceso”, explicó Darío Llorente, Head of Latam Channel Sales en Adobe.

Una encuesta encargada por Adobe en 2021, reveló que el 72% de los líderes empresariales y de TI creen que la digitalización de documentos mantiene la continuidad del negocio en circunstancias vulnerables.

Ventajas de la digitalización

Además, un 56% de ellos, considera que acelerar los procesos de digitalización de documentos es uno de los mayores desafíos de una organización para mantener su continuidad. Por esto, Adobe presenta 6 ventajas que brinda Document Cloud, que las empresas y los usuarios pueden conocer y disfrutar de la mejor manera:

-Gestión en la nube: cualquier documento, sea o no PDF, quedará almacenado en una nube a la que solo tú y las personas a las que des acceso directo pueden editar, firmar, intervenir o simplemente leer sin hacer ningún tipo de cambio y desde cualquier lugar.

-Seguridad: solo podrán tener acceso a los documentos el creador de estos y a quienes esta persona haya dado acceso. Los protocolos de Document Cloud, por ejemplo, son sencillos pero muy seguros, los flujos de trabajo funcionarán con total respaldo.

-Edición desde cualquier dispositivo: con estas plataformas los celulares, tabletas y computadores funcionan perfectamente para editar cualquier documento.

-No todo el equipo de trabajo necesita la misma solución: no hay problema si necesitas que alguien edite un documento o firme digitalmente y no tiene la aplicación. Esta podrá, a través de una contraseña, ingresar de manera sencilla a los documentos a los que des acceso y listo, podrá editarlo, leerlo o firmarlo dependiendo de lo que le permitas hacer.

-Fusión de documentos: los procesos en una empresa mejorarán sustancialmente al poder integrar documentos editados por personas distintas. Así se evitarán reprocesos como transcribir un documento o perder información sensible o importante.

-Digitalización: ya no es necesario que algunos de los colaboradores más operativos dediquen horas transcribiendo cada documento. Gracias a Adobe Document Cloud se podrá editar en línea cualquier documento físico y sumarlo a flujos de trabajo eficientes y optimizados.

“La gestión de documentos digitales se ha convertido en una parte esencial de los procesos de automatización y eficiencia que ayudan a fortalecer la experiencia de usuario y a mejorar cada vez más la experiencia de los clientes, esto es lo que al final generará lealtad, diferenciación y fidelidad en el mercado”, concluyó Darío Llorente, de Adobe.