El panorama en la transformación digital dentro de las organizaciones ha crecido exponencialmente en América Latina derivado del Covid-19, ya que se tomó como un elemento principal la necesidad de acelerar los procesos digitales dentro de las industrias. Esto debido a que muchas empresas de la región entraron en crisis y se vieron en la obligación de adaptar y cambiar su dinámica de trabajo con tecnología.

Según el C.A.F Banco de Desarrollo de América Latina y su Observatorio del Ecosistema Digital de América Latina y el Caribe, para el 2030 el continente es capaz de cerrar la brecha digital con la Organización para la Cooperación y el Desarrollo Económicos (OCDE), pues podrá generar un impacto en la productividad que le permitirá crecer por encima del 3%, generando más de US$ 700.000 millones en crecimiento.

Es por eso que, la era digital ha sido un factor importante para la evolución del ser humano y las grandes industrias. Para las organizaciones es más fácil descubrir qué tipos de productos o servicios deben ser expuestos en el mercado y así satisfacer de manera rápida y eficaz las necesidades de su público objetivo. Lo que impulsa a las compañías en la innovación, manteniéndolas por delante de sus competencias.

Una estrategia efectiva para posicionar las empresas en el mundo de las tecnologías es mediante el marketing digital, ya que este ha sido un punto clave en el proceso de desarrollo comercial y de publicidad en las organizaciones, trayendo consigo muchas oportunidades y crecimiento, afirmó Javier Villalobos, Sales Enterprise Leader Hispanic en Adobe.

Transformación digital y empresas

De este modo, la transformación de la tecnología es una forma para ayudar a las empresas a evolucionar y prosperar, incluyendo ofertas, servicio al cliente y operaciones, creando una mejor experiencia para el cliente y el empleado, con el objetivo de seguir siendo competitivas en su industria y mejorar continuamente su forma de efectuar en el mercado.

“Las grandes transformaciones digitales son un reto al que tienen que enfrentarse todas las compañías; involucrar tecnología que complementa el trabajo humano y así seguir transformándonos. Sin embargo, un buen desarrollo digital debe ir acompañado de una excelente estrategia como lo hemos venido implementando en Adobe con nuestros clientes”, resaltó Villalobos.

De esta manera, la clave para liderar una transformación digital exitosa es crear diversas estrategias en las que se pueda implementar y maximizar las capacidades de la presencia digital de una empresa en el mercado, buscando una transformación mediante todas las tecnologías disponibles y así adaptar su negocio a ellas.

“Teniendo en cuenta que vivimos en plena era digital, las herramientas tecnológicas son de gran importancia para las organizaciones, pues marcan una ventaja competitiva y permiten mejorar las actividades aumentando la productividad y los flujos de trabajo”, sostuvo el ejecutivo de Adobe.

Javier Villalobos expondrá la visión general en las transformaciones digitales este 7 y 8 de septiembre en el marco del 7º Congreso Latinoamericano Tecnología y Negocios América Digital 2022.

La necesidad de transformación digital en los diferentes sectores se intensificó tras la pandemia y el sector educativo no fue la excepción, pues cada vez se hace más evidente la demanda de nuevas innovaciones tecnológicas que potencialicen el aprendizaje y faciliten la enseñanza.

“Actualmente los procesos de transformación digital no solo son una solución en términos logísticos cuando se limita la presencialidad. También, son un camino de inspiración y motivación hacia una nueva educación, en donde los alumnos se preparan para los retos de un mundo que actualmente ya está digitalizado”, afirma Dario Llorente, Head of Latam Channel Sales en Adobe.

Bajo este panorama, la experiencia del estudiante se ha convertido en una prioridad del sistema educativo para la captación de nuevos alumnos y retención de los ya existentes.

Inversiones en tecnología

Para dar algunas cifras, las instituciones de enseñanza alrededor del mundo han incrementado hasta en un 55% sus inversiones en tecnología desde el inicio de la pandemia, no solo para garantizar la conectividad, también para asegurar que la experiencia del estudiante durante su estancia en el centro sea satisfactoria.

Transformación digital en la educación

La transformación digital en la educación tiene múltiples objetivos, por ejemplo, mejorar procesos, procedimientos, hábitos y comportamientos no solo para los estudiantes, sino también para las organizaciones educativas y todos los actores que hacen parte de la cadena, mediante el uso de herramientas digitales.

El gran objetivo de esta revolución en la educación es mejorar las capacidades de los alumnos para ayudarlos a superar retos. A su vez, motivar a recibir una mejor experiencia, obtener mejores resultados y generar impactos positivos en docentes e instituciones. Algunos de esos propósitos son:

• Mejorar la experiencia educativa
• Mejorar resultados en procesos de aprendizaje
• Impactar en docentes e instituciones
• Potenciar los métodos de comunicación
• Incentivar la creatividad

Digitalización: el camino de la educación

La educación ha confiado tradicionalmente en procesos basados en documentos impresos. Muchas tareas administrativas por lo general se basan en documentos en papel. Analizar cuáles son esos trámites ayuda a adelantar y enfocar todos los esfuerzos en una implementación digital educativa multinivel. Algunos ejemplos son:

• Solicitudes de expedientes académicos
• Formularios de admisión o de donantes en la educación superior
• Planes educativos
• Formularios de autorización de permisos
• Formularios de autorización de uso de dispositivos en la enseñanza primaria y secundaria.

“El tiempo de estos procesos es incalculable y además incurren en reprocesos de seguimiento, gestión y presencialidad que, alargan la espera, y perjudican la experiencia para los estudiantes. Al tener claro cuáles son los procesos que se pueden acelerar, las instituciones podrán implementar un recorrido digital que tendrá como resultado una experiencia excepcional para todos los relacionados”, explica el Head of Latam Channel Sales en Adobe.

Así las cosas, en este escenario, la experiencia de cliente -estudiante y docente- está cambiando la educación con base en la implementación de herramientas tecnológicas que agilizan los trámites escolares.

Plataformas online

Conscientes de que desarrollar habilidades como la toma de decisiones informadas, resolución creativa de problemas y capacidad de adaptación son casi que una exigencia, Adobe  estimula la creatividad, optimiza el tiempo para tareas y potencia los resultados a través de Adobe Tech Academy, plataforma de cursos online enfocados en enseñar las múltiples herramientas que brinda Acrobat y Adobe Sign para resolver las necesidades que se presentan en los procesos escolares.

“Con Adobe Tech Academy se podrá aprender -sin costo adicional- todo lo que se necesita saber sobre los procesos digitales que están transformando el mundo y como Adobe Document Cloud puede facilitar muchos de ellos”, resalta Llorente.

Con este contexto claro, ahora es posible entender bajo qué lógicas y dinámicas se puede trabajar para encaminarse hacia una educación digital exitosa y que cumpla con las expectativas de alumnos, docentes y por supuesto, instituciones. En este camino, las herramientas tecnológicas más que una ayuda, son aliadas de la revolución educativa y Adobe Document Cloud, plataforma fácil, segura y práctica, es ideal para este proceso.

No hay duda de que la digitalización va en camino a alcanzar otro nivel en el sector educativo, ya no solo en medios como pizarras digitales, sino también a nivel de recursos que buscan mejorar las actividades diarias de todo el plantel.

La digitalización de los procesos en los diferentes sectores empresariales es un hecho. Las empresas más tradicionales están considerando invertir en automatización, pues ir a la oficina ya no es un requisito y lo que comenzó como un arreglo temporal por la pandemia, se ha consolidado como el modelo más habitual.

Por supuesto, la tecnología se ha convertido en la herramienta clave para hacerla verdaderamente productiva, según Worky, el software global en línea de recursos humanos.

En este sentido, no asombra la creciente adopción de dispositivos y soluciones tecnológicas que además de permitir trabajar desde cualquier lugar, facilitan y ahorran tiempos en los procesos laborales.

Consciente de esto y reconociendo la información como el insumo clave para toda organización, Adobe garantiza la seguridad en los archivos PDF. Para esto, integra los más altos estándares de privacidad en sus archivos, monitoreando constantemente el panorama de amenazas en evolución para adelantarse a las actividades malintencionadas y ayudar a garantizar seguridad a sus usuarios:

“Sabemos que son cientos las amenazas a las que se exponen los archivos que podemos recibir y compartir, para evitar cualquier ataque aplicamos cientos de procesos y controles de seguridad que además de ayudarnos a cumplir con los estándares, regulaciones y certificaciones aceptados por la industria, también  ayudan a proteger el software en todas nuestras aplicaciones e implementaciones”, afirmó Dario Llorente, Head of Latam Channel Sales en Adobe.

De esta manera, Adobe Document Cloud cumple con los requisitos de la industria al incluir SAFE BioPharma y FedRAMP, los cuales garantizan el cumplimiento normativo y permiten 4 aspectos fundamentales:

1. Proteger los archivos ante una copia o edición

Si necesita que sus documentos no se puedan imprimir, copiar o incluso imprimir, Document Cloud tiene la opción para que lo restrinja. Puede decidir qué acciones se realizan en sus propios documentos.

2. Escoger qué información dar

Hay información sensible que no todos los involucrados necesitan saber, puede censurar textos, imágenes y hasta páginas completas para que los que reciban el documento tenga acceso a los datos que usted elija (como datos personales, cifras, firmas, etc.). Además, al censurar esa información, a diferencia de otros programas, con Document Cloud borra inmediatamente la metadata haciendo que sea imposible hackearlo.

3. Seguridad para compartir archivos

Los documentos que cree con Acrobat – Document Cloud se etiquetan automáticamente como privados por seguridad, es decir, el único que los puede ver es el usuario que lo cargó en la nube. Para compartir puede dar la opción de _solo ver _(solo lectura) o _revisar _(para poder comentar) y compartirlo a través de un link.

4. Controlar los accesos

Adobe ofrece dos opciones para mayor ciberseguridad: certificados o contraseñas. Las contraseñas deberán introducirse antes de poder abrirlo y usted escoge cuál poner.

Sin embargo, aunque las empresas son cada vez más conscientes de que las normativas de seguridad ahorran tiempo a la vez que garantizan un flujo de trabajo seguro de forma coherente, no siempre saben cómo aplicarlas.

Según Adobe, Se puede evidenciar el gran abanico de herramientas digitales que existen en el mercado con las cuales las organizaciones pueden asegurar su información y documentación, esto bajo un contexto de constantes cambios en los modelos de trabajo.

Dar clic sobre un archivo y luego guardar. Dos pasos muy sencillos que profesionales y trabajadores llevan a cabo todo el tiempo, tanto que se ha convertido en un proceso automático y ‘sencillo’ para almacenar cualquier documento. Sin embargo, para muchos se convierte en un problema difícil de arreglar. Ahí justo es cuando surge la famosa frase: ¿En qué carpeta guardé este documento?

Cada persona tiene una manera de trabajar y de almacenar sus documentos, pero existen herramientas que facilitan este proceso y, además, ¿quién no quisiera quitarse ese peso de encima? Pero hoy en día las aplicaciones y plataformas diseñadas para mejorar la gestión documental reconocen las necesidades de facilidad, seguridad y practicidad, que ofrecen cómodos espacios en la nube para guardar gigas enteras de documentación.

“Los entornos de flujos de trabajo en procesos manuales en papel que se transforman a digital, ganan eficiencia y seguridad de forma inmediata. Esto es un proceso que requiere planeación y ejecución y depende del tamaño de la empresa la complejidad de este proceso”, explicó Darío Llorente, Head of Latam Channel Sales en Adobe.

Una encuesta encargada por Adobe en 2021, reveló que el 72% de los líderes empresariales y de TI creen que la digitalización de documentos mantiene la continuidad del negocio en circunstancias vulnerables.

Ventajas de la digitalización

Además, un 56% de ellos, considera que acelerar los procesos de digitalización de documentos es uno de los mayores desafíos de una organización para mantener su continuidad. Por esto, Adobe presenta 6 ventajas que brinda Document Cloud, que las empresas y los usuarios pueden conocer y disfrutar de la mejor manera:

-Gestión en la nube: cualquier documento, sea o no PDF, quedará almacenado en una nube a la que solo tú y las personas a las que des acceso directo pueden editar, firmar, intervenir o simplemente leer sin hacer ningún tipo de cambio y desde cualquier lugar.

-Seguridad: solo podrán tener acceso a los documentos el creador de estos y a quienes esta persona haya dado acceso. Los protocolos de Document Cloud, por ejemplo, son sencillos pero muy seguros, los flujos de trabajo funcionarán con total respaldo.

-Edición desde cualquier dispositivo: con estas plataformas los celulares, tabletas y computadores funcionan perfectamente para editar cualquier documento.

-No todo el equipo de trabajo necesita la misma solución: no hay problema si necesitas que alguien edite un documento o firme digitalmente y no tiene la aplicación. Esta podrá, a través de una contraseña, ingresar de manera sencilla a los documentos a los que des acceso y listo, podrá editarlo, leerlo o firmarlo dependiendo de lo que le permitas hacer.

-Fusión de documentos: los procesos en una empresa mejorarán sustancialmente al poder integrar documentos editados por personas distintas. Así se evitarán reprocesos como transcribir un documento o perder información sensible o importante.

-Digitalización: ya no es necesario que algunos de los colaboradores más operativos dediquen horas transcribiendo cada documento. Gracias a Adobe Document Cloud se podrá editar en línea cualquier documento físico y sumarlo a flujos de trabajo eficientes y optimizados.

“La gestión de documentos digitales se ha convertido en una parte esencial de los procesos de automatización y eficiencia que ayudan a fortalecer la experiencia de usuario y a mejorar cada vez más la experiencia de los clientes, esto es lo que al final generará lealtad, diferenciación y fidelidad en el mercado”, concluyó Darío Llorente, de Adobe.