Conservación de libros y registros de sociedades extinguidas por prolongada inactividad

Con el Decreto Legislativo 1536 publicado en el diario oficial El Peruano el 24 de marzo pasado, se modificó el D. Leg. 1427 que regula la extinción de las sociedades por prolongada inactividad y establece disposiciones adicionales relacionadas con la conservación de documentación.

Al respecto, se dispone que el responsable de la custodia de los libros, registros y demás documentación es el gerente general de la sociedad o el administrador que haga sus veces con sus mismas facultades, con mandato inscrito vigente a la fecha en que se extiende la anotación preventiva (de la extinción de la sociedad), salvo cuando en dicha fecha no exista un gerente general o administrador con mandato inscrito vigente, en cuyo caso se considera al último inscrito.

En cuanto al plazo de conservación de lo libros y registros, se dispone que el responsable de la custodia de los libros, registros y demás documentación de la sociedad que se extingue, debe conservarlos por un plazo de 5 años, computado a partir del 1 de enero del año siguiente a aquel en el que se inscribe el asiento de extinción de la sociedad en los Registros Públicos.

Se precisa que cuando sea de aplicación, lo previsto en los numerales 7 y 8 del artículo 87 del Código Tributario (libros contables, sistemas de programas electrónicos, soportes magnéticos, sujetos al plazo de prescripción del tributo) se debe aplicar el plazo que resulte mayor.

Ley y reglamento para la extinción de sociedades inactivas

El 16 de setiembre de 2018 se publicó en El Peruano el Decreto Legislativo 1427, que regula la extinción de sociedades (empresas) por prolongada inactividad. Este decreto fue aprobado por el Poder Ejecutivo en uso de las facultades legislativas previstas en la Ley 30823, que delegó en el Poder Ejecutivo la facultad de legislar en materia de gestión económica y competitividad, de integridad y lucha contra la corrupción, de prevención y protección de personas en situación de violencia y vulnerabilidad y de modernización de la gestión del Estado.

El Decreto Legislativo 1427 y su reglamento, aprobado por el D.S. 219-2019-EF, publicado el 15 de julio de 2019, están vigentes a partir del 1 de enero de 2020 y son aplicables a cualquiera de las formas societarias reguladas por la Ley General de Sociedades – Ley 26887 (SA, SAC, SAA, SRL, entre otras).

Cabe señalar que el Decreto 1427 y su reglamento no son aplicables para la extinción de las empresas del sistema financiero, empresas individuales de responsabilidad limitada (EIRL), asociaciones, fundaciones, comités y cooperativas.

Razones de la norma.- Conforme a la exposición de motivos del Decreto Legislativo 1427, al 31 de diciembre del 2017, existían 657.367 sociedades anónimas (SA) inscritas en los Registros Públicos, de las cuales solo 73.578 sociedades se encontraban inscritas en el Registro Único del Contribuyente (RUC). El resto se trataba de empresas que se constituyeron a nivel notarial y registral, mas no activaron su RUC para convertirse en contribuyentes formales.

La citada fuente, daba cuenta también del caso de las sociedades comerciales de responsabilidad limitada (SRL), que de un universo de 254.433 sociedades (registradas al 31 de diciembre de 2017), solo contaban con RUC activo 179.918 empresas.

Sunarp pedirá información a la Sunat y al MTPE

El D. Leg. 1427 y su reglamento tienen por objeto contribuir a la prevención del fraude tributario y los delitos económicos; así como depurar, actualizar y ordenar la información que brinda el Registro de Personas Jurídicas de la Sunarp. Contiene las siguientes definiciones:

• Prolongada inactividad.- La Ley define a la “Prolongada inactividad” como la situación jurídica que se produce a consecuencia de la no realización de actividad empresarial y económica vinculada al objeto social o fines de la sociedad, así como la falta de inscripción de actos societarios.
• Anotación preventiva de oficio.- La Sunarp extiende la anotación preventiva por presunta prolongada inactividad en las partidas registrales de las sociedades: (i) que no han inscrito acto societario alguno (nombramiento de directores, apoderados, modificación estatutaria, aumento de capital, etc.) en un lapso de diez años y que no se hayan inscrito en el RUC; (ii) tratándose de sociedades inscritas en el RUC, que no hayan presentado declaraciones determinativas ante la SUNAT en el lapso de seis años o tratándose de agentes de retención o percepción de tributos en el lapso de diez años, o tratándose de declaraciones informativas en el lapso de cuatro años, ni tuvieran deuda tributaria pendiente ni procedimientos de fiscalización, reclamación, apelación, demanda contencioso administrativa, amparo ni otro referido a la deuda tributaria en curso.

Para tal propósito, la Ley prevé que la Sunarp, solicite información a la Sunat. Esta anotación preventiva, se extiende por un plazo de dos años contados a partir de la fecha de su inscripción por Sunarp. Los casos de anotación preventiva serán publicados en el portal web de la Sunarp.

• Cancelación de la anotación preventiva.- La anotación preventiva, de oficio, quedará sin efecto si en los dos años ocurren los supuestos siguientes: (i) se inscribe un acto societario durante el plazo de vigencia de la anotación preventiva; (ii) si la sociedad mantiene actividades económicas o empresariales vinculadas a su objeto social; (iii) si la sociedad forma parte de un procedimiento administrativo, proceso judicial, arbitral, concursal o de liquidación en trámite; (iv) la sociedad tiene derecho de propiedad registrado sobre uno o varios bienes inscritos, que se encuentren pendientes de liquidación y, de ser el caso, de adjudicación a sus socios o accionistas o participacionistas; (v) si la sociedad mantiene protestos de títulos valores vigentes o deudas con terceros; o (vi) si la sociedad mantiene trabajadores registrados en la planilla electrónica, cuyo vínculo laboral tiene una antigüedad mayor a un año.
• Cancelación definitiva del asiento registral.- Transcurrido los dos años de extendida la anotación preventiva, la Sunarp procede a inscribir, de oficio, el asiento de extinción de la sociedad por haberse producido el supuesto de prolongada inactividad.

Es importante señalar que la extinción de la sociedad por prolongada inactividad no afecta los derechos de los socios o participacionistas de las sociedades, ni de los terceros acreedores o proveedores de esta empresa, para lo cual, conforme a la normativa sobre sociedades irregulares, subsiste la responsabilidad solidaria de los socios o dueños de la empresa.

Régimen transitorio hasta el 31 de diciembre de 2020

Cabe recordar que el D. Leg. 1427 estableció un régimen transitorio que sólo se aplicó hasta el 31 de diciembre de 2020, referido a la anotación preventiva a pedido de la empresa, donde se estableció que para el caso de sociedades que no han inscrito acto societario alguno en el lapso de tres años, contados a partir del 1 de enero del año siguiente a la fecha de presentación del último acto societario.

En este caso, la anotación preventiva tenía un plazo de vigencia de 6 meses contados a partir de la fecha de su inscripción por la Sunarp. Transcurrido dicho plazo a solicitud de parte y previa publicación en el diario El Peruano del acogimiento de la sociedad para su extinción, se extiende el asiento definitivo de extinción de la sociedad, sin afectar los derechos de los socios ni de los terceros (proveedores, acreedores) quienes pueden accionar de acuerdo a las normas que contempla la Ley General de Sociedades que rige para las sociedades irregulares.