Organizar un evento virtual es una excelente oportunidad de expandir los horizontes de una organización, por ende, captar más y nuevos clientes. Este mecanismo cobra más importancia ante la pandemia de la COVID-19, que hoy nos impide disfrutar del contacto directo con los clientes.

 

Las empresas han tenido que reorganizarse para adaptarse a la nueva normalidad. Por tal motivo, compartir algunas experiencias que acompañen al evento pueden ayudar a acercarse más a los asistentes.

 

La jefa del área de Servicio para Eventos de la Cámara de Comercio de Lima (CCL), Jennifer Montalván, señala que las principales ventajas de un evento virtual son la reducción de gastos, menor impacto medioambiental, y mayor alcance.

 

Además, son 100% personalizables, permiten obtener resultados medibles, realizar campañas de mailing/SMS personalizados y son ecoamigables. A continuación algunas recomendaciones para hacer de un evento virtual un éxito.

 

Recomendaciones

 

Definir objetivos y estrategias

Debemos plantear los objetivos y estrategias del evento virtual para luego asegurarnos que toda la organización esté alineada con estos. Nos debemos plantear el “cómo enganchar a la audiencia”. Estas consideraciones han de tenerse en cuenta en el diseño de contenidos, presupuesto, tecnología a emplear, tipo de evento, entre otros.

 

Identificar al público

Prepara una base de datos, revísala y estudia qué segmentos estarían interesados en los planteamientos de tu empresa. Esta es una gran oportunidad para considerar nuevos sectores o profesiones a los que tu empresa aún no se ha dirigido.

 

Manejar herramientas

No hay que olvidarnos que al realizar un evento virtual necesitamos conocer las herramientas necesarias para la campaña: planteamiento estratégico, concepto creativo y los recursos a emplear.

 

Comprometerse

Uno de los mejores consejos que podemos brindar es que, para que un evento sea exitoso, todos los miembros del equipo deben estar comprometidos con el objetivo de la empresa u organización.

 

En el Centro de Convenciones – CCL, trabajamos cuidando el más mínimo detalle, brindando las ideas más innovadoras y creativas con el fin de convertir a tu evento en una experiencia inolvidable. Recuerda contactarnos para conocer más de nuestros servicios.

 

Aquí les brindamos información de nuestras sedes para llevar a cabo sus eventos.

📲Sede Lima: https://cutt.ly/1gYxrUY

📲Sede Arequipa: https://cutt.ly/AgYxohV

 

Hackathones, conferencias, mesas redondas, foros, ferias, talleres y hasta actividades de networking -orientados a difundir y promover la reactivación del país a través de la innovación y el emprendimiento- son algunos de los eventos que serán cofinanciados por el programa Innóvate Perú del Ministerio de la Producción con fondos de hasta S/ 60.000.

 

En el marco de la iniciativa Innovar para Reactivar, Innóvate Perú ha lanzado el Concurso Nacional sobre Organización de Eventos Virtuales, con el objetivo de cofinanciar actividades destinadas a acelerar el flujo de ideas y proyectos de negocio con mayor calidad, así como facilitar el desarrollo de la innovación y el emprendimiento.

 

De esta manera, se busca contribuir a la reactivación económica, social y sanitaria en los sectores más afectados de nuestro país por la pandemia.

 

Propuestas

 

Las propuestas deben ser presentadas por al menos dos (2) entidades, tales como universidades, institutos superiores o instituciones de investigación, desarrollo y/o innovación tecnológica; gremios, cámaras de comercio, asociaciones de productores; asociaciones civiles sin fines de lucro.

 

Además, entidades del gobierno nacional, regional o local; incubadoras, aceleradoras, redes de emprendedores; redes de inversionistas de capital semilla, inversionistas ángeles e inversores de capital de riesgo ángeles; y redes de programadores.

 

Las entidades postulantes deberán presentar al menos dos propuestas de los tipos de eventos mencionados, los cuales serán cofinanciados hasta en un 50% del costo total por un monto máximo de financiamiento no reembolsable de hasta S/ 60.000 por proyecto.

 

¿Qué gastos serán cofinanciados?

 

Con los fondos de Innóvate Perú, los ganadores podrán cofinanciar eventos con una duración de mínimo un día o con intervalos de tiempo no mayor a diez días calendarios, con un máximo de tres intervalos.

 

Se podrá solventar los pagos a expositores residentes y no residentes en el Perú, y al coordinador del proyecto y personal de apoyo (hasta 5% de los fondos); así como el uso de las plataformas digitales de organización (preparación, ejecución y difusión) de eventos.

 

Además, implementación de encuestas virtuales y/o actividades de interacción con los asistentes; los certificados virtuales para ponentes y asistentes, y los servicios de organización y gestión del evento.

 

También se podrá cubrir los gastos de promoción y difusión del evento, el diseño de materiales digitales de difusión, el alquiler de equipos para el evento, los servicios de webcasting: conferencias y transmisión de videoconferencia en vivo, traducción simultánea y otros servicios relacionados directamente con la organización del evento.

 

Para descargar las bases del concurso y postular, los interesados pueden ingresar a https://ipr.innovateperu.gob.pe/concursos/eventos.php. El cierre de postulaciones es el 25 de noviembre del 2020.